关于印发《海南省电子劳动合同工作指引》的通知
琼人社规〔2021〕12号
各市、县、洋浦经济开发区人力资源社会保障（人事劳动保障）局：
为指导我省用人单位和劳动者依法规范订立电子劳动合同，根据相关法律法规和《人力资源社会保障部办公厅关于发布〈电子劳动合同订立指引〉的通知》（人社厅发〔2021〕54号），我厅制定了《海南省电子劳动合同工作指引》，现印发给你们。各市县要提高认识，加大宣传力度，积极引导用人单位和劳动者参照《海南省电子劳动合同工作指引》协商一致订立电子劳动合同，确保电子劳动合同真实、完整、准确、不被篡改；要强化服务意识，寓管理于服务，向用人单位和劳动者做好解释和说明。各单位在推进电子劳动合同工作中发现的问题，要及时研究处理并报送省人力资源社会保障厅。
海南省人力资源和社会保障厅
2021年10月22日
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海南省电子劳动合同工作指引
第一章 总则
第一条 为服务海南自由贸易港建设与发展、优化营商环境，促进用人单位和劳动者依法订立电子劳动合同，规范电子劳动合同的管理，保护双方合法权益，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国电子签名法》等法律法规规定以及人力资源社会保障部办公厅《电子劳动合同订立指引》，结合我省实际，制定本指引。
第二条 本指引所指电子劳动合同，是指用人单位与劳动者按照相关法律法规规定，经协商一致，以可视为书面形式的数据电文为载体，使用可靠的电子签名订立的劳动合同。
第三条 注册或者实际经营在本省行政区域内的用人单位和与其建立劳动关系的劳动者订立电子劳动合同、电子劳动合同订立服务机构提供相关服务适用本指引。
国家机关、事业单位、社会团体和与其建立劳动关系的劳动者订立电子劳动合同，依照本指引执行。
企业与不完全符合确立劳动关系情形但存在劳动管理的劳动者订立电子协议的，参照本指引执行。
第四条 订立电子劳动合同，应当遵循合法、公平、平等自愿、协商一致、诚实信用的原则。
依法订立的电子劳动合同视为书面劳动合同，与书面劳动合同具有同等法律效力，用人单位与劳动者应当按照其约定，全面履行各自的义务。
依法订立且生成、传递、储存等符合法律法规的规定，满足真实、完整、准确、不可篡改和可追溯等要求的电子劳动合同可以作为有关证据使用。
第五条 用人单位和劳动者可按照《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国电子签名法》及相关法律法规规定，采用电子形式续订、变更、解除、终止劳动合同。
第六条 鼓励用人单位与劳动者订立电子劳动合同，提高劳动用工管理水平和效率。
第二章 电子劳动合同订立服务平台
第七条 用人单位与劳动者订立电子劳动合同的，要通过电子劳动合同订立服务平台（以下简称订立服务平台）订立。
用人单位可使用政府部门或市场主体建设的第三方订立服务平台，也可以使用自建的订立服务平台。
订立服务平台为用人单位和劳动者提供电子劳动合同订立服务的，不得向劳动者收取费用。
第八条 订立服务平台应遵循《第三方电子合同服务平台功能建设规范（GB/T36320-2018）》和《电子合同订立流程规范（GB/T36298-2018）》的相关原则，具备身份认证、合同订立、合同存储和调用、数据安全防护等功能，通过有效的现代信息技术手段确保电子劳动合同的订立、生成、传输、储存全过程满足真实、完整、准确、不可篡改和可追溯等要求。
第九条 订立服务平台及其所依赖的服务环境，要按照《信息安全等级保护管理办法》第三级的相关要求实施网络安全等级保护，确保平台稳定运行，提供连续服务，防止所收集或使用的身份信息、合同内容信息、日志信息泄露、篡改、丢失。
第十条 订立服务平台要依据《中华人民共和国网络安全法》《互联网信息服务管理办法》等法律法规建立健全电子劳动合同信息保护制度，不得非法收集、使用、加工、传输、提供、公开电子劳动合同信息。未经信息主体同意或者法律法规授权，订立服务平台不得向他人非法提供电子劳动合同查阅、调取等服务。
第十一条 鼓励用人单位优先选用政府部门建设的订立服务平台。市场主体建设的订立服务平台可通过区块链等方式接入政府订立服务平台。
省级人力资源社会保障部门建设的订立服务平台为政府公益服务平台，供全省用人单位和劳动者使用，为其订立电子劳动合同提供免费公益服务。
第十二条 非政府平台的电子劳动合同订立服务平台，要为用人单位和劳动者办理就业创业、劳动用工备案、社会保险、人事人才、职业培训等业务提供便利，要按照人力资源社会保障部门制定公布的数据格式和标准，支持用人单位和劳动者及时、便捷提交满足电子政务要求的电子劳动合同数据。
第十三条 订立服务平台要留存订立和管理电子劳动合同全过程证据，包括身份认证、签署意愿、合同文本、电子签名、时间节点等，保证电子证据链的完整性，确保相关信息可查询、可调用，为用人单位、劳动者以及法律法规授权机构查询和提取电子数据提供便利。
第三章 电子劳动合同的订立
第十四条 电子劳动合同的内容应当符合《中华人民共和国劳动合同法》第十七条的规定。
电子劳动合同未载明《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国劳动法》规定的劳动合同必备条款，或其内容违反法律法规规定的，用人单位依法承担相应的法律责任。
第十五条 订立电子劳动合同前，用人单位要明确告知劳动者电子劳动合同订立流程、操作方法、注意事项和查看、下载完整劳动合同文本的途径，并不得向劳动者收取费用。
第十六条 用人单位和劳动者要确保向订立服务平台提交的身份信息真实、完整、准确，并妥善保管电子签名制作数据，当知悉电子签名制作数据已经或可能失密时，应及时告知有关各方，并终止使用该电子签名制作数据。
订立服务平台要通过数字证书、联网信息核验、生物特征识别验证、电子社保卡、手机短信息验证码等技术手段进行认证，真实反映订立人身份和签署意愿，并记录验证确认过程。
第十七条 用人单位和劳动者在进行电子签名时，要使用符合《中华人民共和国电子签名法》要求、依法设立的电子认证服务机构颁发的数字证书和密钥。
第十八条 电子劳动合同经用人单位和劳动者签署可靠的电子签名后生效，并应附带可信时间戳。
第十九条 电子劳动合同订立后，用人单位要以手机短信、电子邮箱、APP信息提示或其他方式通知劳动者电子劳动合同已订立完成。
第二十条 用人单位要提示劳动者及时下载和保存电子劳动合同文本，告知劳动者查看、下载完整电子劳动合同的方法和途径，并提供必要的指导和帮助。
第二十一条 用人单位或订立服务平台要确保劳动者可以使用常用设备随时查看、下载、打印电子劳动合同的完整内容，并不得向劳动者收取费用。
第二十二条 劳动者需要电子劳动合同纸质文本的，用人单位要至少免费提供一份，并通过盖章等方式证明与数据电文原件一致。
第二十三条 电子劳动合同及其订立相关的身份认证信息的储存期限要符合《中华人民共和国劳动合同法》关于劳动合同保存期限的规定。
第四章 附则
第二十四条 本指引中主要用语的含义：
（一）数据电文：以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息。
（二）可视为书面形式的数据电文：能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文。
（三）电子签名：数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。
（四）可靠的电子签名指同时符合下列条件的电子签名：
1.电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；
2.签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；
3.签署后对电子签名的任何改动能够被发现；
4.签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。
（五）可信时间戳：权威机构使用数字签名技术产生的能够证明所签名的原始文件在签名时间之前已经存在的数据。
第二十五条 本指引未尽事宜，按照有关法律法规和政策规定执行。
第二十六条 本指引有效期三年，自2022年1月1日起实施。
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来源：海南省人力资源和社会保障厅
发布：2021-10-22