山西省 关于进一步加强劳动合同管理工作的通知

晋劳社劳资字〔2001〕59号

各市、地劳动局、省直各委、办、厅、局：

为更好地贯彻《劳动法》，进一步规范全省境内用人单位劳动合同管理工作，促进依法履行劳动合同，保护劳动者和用人单位的合法权益。现就加强劳动合同管理工作有关事项通知如下：

一、 加强组织领导，落实劳动合同管理工作责任制

用人单位负责本单位劳动合同管理工作，各单位要将劳动合同管理工作作为企业管理的重要内容，切实加强组织领导，指定专职或兼职人员负责劳动合同的日常管理工作。

用人单位劳动合同管理工作的主要职责是：

（一） 认真学习并贯彻执行有关劳动合同的法律、法规和政策；

（二） 结合本单位实际依法制订本单位劳动合同管理制度和与之相配套的各项规章制度；

（三） 依法办理劳动合同订立（续订）、变更、解除、终止等手续；

（四） 办理属于劳动合同管理范围的其他事项。

二、 建立管理制度，强化劳动合同日常管理工作

（一） 建立制度。加强劳动合同日常管理工作应从制度着手，用人单位应当建立健全劳动合同的签订（续订）、监督检查、解除和终止、档案管理、统计分析等劳动合同管理制度。

（二） 明确程序。用人单位要依照法律、法规、规章和规范性文件的规定，结合本单位实际，制订劳动合同管理办法、明确劳动合同签订、续订、变更、解除、终止的具体程序，规范本单位劳动合同管理行为，保护双方的合法权益。

（三） 健全手续。用人单位要健全办理签订、续订、变更、解除、终止劳动合同等有关手续的书面表式，并予以准确使用。

1． 建立劳动关系应签订劳动合同。用人单位应当自招用劳动者之日起与劳动者订立书面劳动合同。劳动合同双方各执一份。用人单位对调入人员还应加强对调入者档案的审核工作，不得录用与原单位未依法办理劳动合同解除或终止手续人员。

2． 用人单位和员工解除劳动合同的，应按照规定程序下达《解除劳动合同通知书》，明确解除劳动合同的时间以及按照有关规定支付经济补偿金，送达劳动者。

3． 劳动合同期满，用人单位同意与员工续订劳动合同的，可以在劳动合同期满前三十日内将《续订劳动合同意向通知书》送达劳动者，经双方协商同意，办理续订手续。

劳动合同期满时符合顺延合同期限条件的，经本人要求，用人单位应顺延其劳动合同期，直至顺延条件消失。用人单位对顺延劳动合同期限情况要有书面记载。

4． 劳动合同期满，用人单位与劳动者终止劳动合同的，可以在劳动合同期满前，将《终止劳动合同通知书》送达劳动者，载明实施终止劳动合同的时间，并按照有关规定支付经济补偿金。

三、 健全管理台帐，加强劳动合同管理基础工作

（一） 建立劳动合同管理台帐，是全面履行劳动合同的基础。各用人单位应当建立健全管理台帐，记录本单位劳动用工状况及劳动者的基本情况。

劳动合同管理台帐还要详细记录劳动者的劳动报酬、工时休假、培训、奖惩、加班等劳动合同的履行情况，为在单位内部形成公开考核、公平竞争的机制提供科学依据，对劳动合同实行动态管理。

有条件的用人单位要运用计算机进行劳动合同管理，促进管理的规范化、标准化，提高管理效率。

（二） 用人单位要建立健全以下基础性的劳动合同管理台帐：

1． 劳动合同基本情况台帐；

2． 劳动合同签订、变更、终止、解除台帐；

3． 员工培训记录台帐；

4． 员工考勤统计台帐；

5． 员工医疗期管理台帐；

6． 单位与员工签订的其它专项协议台帐；

7． 其他必要台帐。

四、 制订完善相关规章制度，依法履行劳动合同

用人单位应依照国家法律、法规的规定及用人单位管理的需要，制订与劳动合同运行密切相关的规章制度。规章制度一般包括：

1． 招聘录用员工管理规定；

2． 企业工资分配制度；

3． 员工保险福利管理规定；

4． 考勤管理规定；

5． 员工奖惩规定；

6． 员工培训、考核制度；

7． 员工保守用人单位商业、技术秘密的规定；

8． 企业岗位规范管理办法；

9． 企业根据需要建立的其他规章制度。

用人单位制订的企业内部规章制度，要形成激劢和制约机制，具有可操作性。规章制度应与履行劳动合同紧密衔接，与职工的劳动报酬、福利待遇等联系起来，以促进工资能增能减、岗位能上能下、人员能进能出的新型劳动用人机制的形成。

用人单位制订的规章制度，应通过规定的程序，如职代会，并告知全体员工。规章制度与国家有关法律、法规、规章和规范性文件相抵触的，应及时修改。

五、 加强劳动合同管理的监督工作

用人单位工会和职代会要加强对本单位劳动合同管理工作的监督检查，积极参与本单位劳动合同管理制度、内部规章制度的制订，并对劳动合同履行过程中存在的问题，提出意见和建议。工会可通过集体协商、集体合同制度，协商劳动关系，依法保护双方的合法权益。

六、 加强政策指导、咨询服务和监察工作

各市、地劳动保障行政部门、各用人单位主管部门要把加强劳动合同管理工作作为贯彻《劳动法》和维护改革、发展、稳定的一项重要的基础工作来抓，深入基层指导其建立、健全有关制度，加强对管理经营者和劳动合同管理人员的政策培训和业务指导，并认真总结推广加强劳动合同管理的先进经验，指导用人单位主动搞好劳动合同管理工作。

各市、地劳动保障行政部门要通过劳动监察和劳动年检工作，对劳动合同管理情况进行专项检查，纠正用人单位的违法行为，解除劳动合同管理体制的突出问题，促进本市劳动合同管理工作不断完善和规范。

来源：山西省人力资源和社会保障厅
发布：2001-03-28