南京市 关于健全劳动用工备案制度、做好劳动合同书面报告工作的通知

各区县劳动保障局，高新技术开发区、经济技术开发区劳人处，各有关单位：

为进一步规范劳动用工行为，推进劳动合同制度，构建和谐劳动关系，现根据江苏省劳动保障厅《关于转发劳动保障部＜关于建立劳动用工备案制度的通知＞的通知》以及《劳动法》、《江苏省劳动力市场条例》、《江苏省劳动合同条例》等有关劳动保障法律法规，结合我市实际，就健全我市劳动用工备案制度、做好劳动合同书面报告工作通知如下：

一、建立健全劳动用工备案制度、做好劳动合同书面报告工作，是依法促进各类用人单位劳动合同充分覆盖、规范劳动用工秩序、维护劳动者和用人单位合法权益的必要措施。

劳动用工备案制度以劳动合同签订和履行为基础，包括新招人员劳动用工备案、劳动合同续延或变更备案、劳动关系转移备案和劳动合同终止或解除备案等类型。

二、用人单位应当在求职者报名登记后10日内确定是否录用，确定录用的应当自录用之日起至劳动者第一个工作日（含第一个工作日）前与劳动者签订劳动合同，并在劳动合同签订之日起7个工作日内，书面报告劳动保障行政部门，办理劳动用工备案手续；用人单位与职工续延劳动合同或依法终止解除劳动合同的，也应当在劳动合同续延或依法终止解除之日起7个工作日内，书面报告劳动保障行政部门，办理劳动用工备案手续；用人单位名称、法定代表人、经济类型、组织机构代码发生变更或双方劳动合同内容协商一致变更的，应在30日内办理劳动用工备案变更手续；用人单位注销后，应在7日内办理劳动用工备案注销手续。

三、劳动用工备案实行“属地管理”和“谁用工谁负责”的原则。用人单位应按规定到登记注册地的区（县）或市劳动保障行政部门办理劳动用工备案手续，履行劳动合同书面报告义务。用人单位登记注册地和实际经营地不一致的，应到实际经营地劳动保障行政部门办理劳动用工备案手续，履行劳动合同书面报告义务。

四、区（县）或市劳动保障行政部门设立的劳动用工备案服务窗口受理用人单位劳动用工备案手续。用人单位可在南京市劳动保障电子政务大厅实现交互服务，通过南京市劳动保障网站下载劳动合同文本及相关表格，用人单位也可以依据《劳动法》、《江苏省劳动合同条例》及国家相关规定自行拟定劳动合同文本。

五、用人单位进行劳动用工备案应当提供的信息

（一）用人单位信息：包括用人单位名称、法定代表人、经济类型、组织机构代码、劳动保障证号等；

（二）职工信息：包括职工的人数、姓名、性别、身份证号码，劳动保障卡号等；

（三）双方劳动关系信息：包括与职工签订或续延劳动合同的起止时间，终止或解除劳动合同的人数、职工姓名、时间及劳动关系变更内容等。

六、用人单位办理劳动用工备案手续应提供下列材料

（一）新招人员劳动用工备案

1、录用人员的相关证照；

2、劳动合同原件；

3、软盘或U盘上报《劳动合同备案情况表》。

（二）劳动合同终止或解除备案

1、终止或解除劳动关系证明；

2、劳动合同原件以及其他相关材料。

（三）劳动合同变更备案

1、用人单位基本情况变化的相关证明材料；

2、变更后的劳动合同原件（一式两份，核对后返还用人单位）；

3、软盘或U盘上报《劳动合同变更备案情况表》（导入劳动合同管理系统后打印《劳动合同变更备案情况表》加盖劳动用工备案专用章后返还用人单位）

（四）劳动合同续延备案

1、软盘或U盘上报《劳动合同变更备案情况表》（导入劳动合同管理系统后打印《劳动合同变更备案情况表》加盖劳动用工备案专用章后返还用人单位）；

2、续订的劳动合同书原件（一式两份，核对后返还用人单位）。

（五）劳动关系转移备案

1、商调函原件或劳动关系转移证明；

2、与调入单位签订的劳动合同书原件（一式两份，核对后返还用人单位）；

3、拟调动人员在调出单位的社会保险缴费记录；

4、软盘或U盘上报《劳动合同变更备案情况表》（导入劳动合同管理系统后打印《劳动合同变更备案情况表》加盖劳动用工备案专用章后返还用人单位）。

七、用人单位办理劳动用工备案手续的程序

（一）劳动保障行政部门为用人单位提供劳动合同备案企业版操作程序，由用人单位从南京市劳动保障网下载（无下载条件的用人单位可至经营所属地的区（县）劳动保障行政部门拷贝或领取纸质表格），用人单位输入劳动合同信息后导出《劳动合同备案情况表》或《劳动合同变更备案情况表》以报送软盘或U盘的方式向当地劳动保障行政部门申报劳动用工备案。

劳动合同备案企业版程序下载网址：www.njlss.gov.cn（下载专区）

（二）劳动保障部门的窗口服务人员应当在2个工作日内核对用人单位提供的相关资料，对符合规定要求的备案申请应在劳动合同管理系统录入相关数据或将电子文档直接导入系统，打印《劳动合同备案情况表》或《劳动合同变更备案情况表》，加盖劳动用工备案专用章并在3个工作日内反馈用人单位存档。

（三）用人单位应当建立健全劳动用工登记核查制度，设立劳动合同台帐。加盖劳动保障部门劳动用工备案专用章的《劳动合同备案情况表》及《劳动合同变更备案情况表》应当纳入台帐管理。

（四）劳动保障部门在办理劳动用工备案时，发现有下列情形之一的应当要求用人单位整改：

1、用人单位填报的《劳动合同备案情况表》或《劳动合同变更备案情况表》存在不实或不符合要求的；

2、用人单位录用的人员为年龄不满十六周岁的未成年人的；

3、用人单位录用的人员应领取《就业登记证》而未领取的；

4、用人单位与劳动者签订、变更或续延劳动合同的内容，以及终止解除劳动合同内容和程序不符合劳动保障法律、法规规定的；

5、违反劳动保障法律、法规及规章的其他情形。

整改期限不计入劳动保障部门办事时限。

八、各级劳动保障行政部门要强化劳动用工备案服务工作，并将劳动用工备案和劳动合同签订率纳入劳动保障工作目标考核管理。劳动保障用工备案工作人员应当充分利用劳动合同信息管理电子政务系统，切实做好劳动用工备案工作，指导用人单位建立健全劳动合同管理台帐，明确劳动合同签订、变更、续签和解除、终止等各环节的具体要求和办理程序。

九、用人单位未依法与劳动者签订劳动合同或未办理劳动用工备案手续的，由劳动保障监察机构依法查处。用人单位与劳动者形成事实劳动关系、要求办理终止解除劳动关系手续时，劳动保障行政部门应当责令用人单位与劳动者补签事实劳动关系期间的劳动合同，补办社会保险手续，结清应给付劳动者的各项费用，并按规定缴纳罚款后，方可依法办理终止解除劳动关系手续。

十、本通知自发布之日起施行，有关问题由市劳动保障局负责解释。

附：江苏省劳动保障厅《关于转发劳动保障部＜关于建立劳动用工备案制度的通知＞的通知》