关于印发《广东省企业退休人员人事档案管理办法》的通知
各地级以上市劳动保障局（社会保障局）：
为做好我省实行社会化管理的企业退休人员人事档案管理工作，现将《广东省企业退休人员人事档案管理办法》印发给你们，请依照执行。在执行过程中遇到问题，请及时向我厅企业退休人员社会化管理服务处反映。
二○○六年二月二十七日
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广东省企业退休人员人事档案管理办法
第一章 总则
第一条 为做好我省实行社会化管理企业退休人员的人事档案（以下简称退休人员档案）管理工作，根据《中华人民共和国档案法》和原劳动部、国家档案局发布的《企业职工档案管理工作规定》及有关法律法规，并结合我省实际，制定本办法。
第二条 退休人员档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关退休人员个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地、真实地反映退休人员情况的依据，是国家档案的组成部分。
第三条 退休人员档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密工作的法律、法规和制度。
第二章 档案库的设立与条件
第四条 为确保退休人员档案的安全，必须选择或建立符合标准的专门档案库。
第五条 原则上在县区一级建立保管退休人员档案的档案库，实行统一集中管理；确有需要且条件具备的，在经县区级退管机构检查批准后，可在街道（乡镇）一级设立档案库进行集中管理，并向地级以上市退管机构报告备案
第六条 档案库应该设置专门的档案库房、阅档室和档案管理人员办公室，库房应与阅档室和档案管理人员办公室分隔。
第七条 档案库面积按照每千卷档案不少于10平方米的标准安排，统一使用档案柜或密集架放置档案。
第八条 档案库须配备满足管理服务需要的计算机设备和防火、防潮、防盗等设备，采取积极的防火、防水、防蛀、防潮、防高温、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全措施，保持清洁卫生和适宜的温度、湿度（温度以14℃－24℃为宜，相对湿度以45－65%为宜）；库内不得存放易燃、易爆和其他无关物品，严禁在库房吸烟和把明火带入库房。
第九条 退休人员档案库的建设、管理费用应该纳入本级财政预算解决。
第三章 机构和工作人员职责
第十条 退休人员档案由接收退休人员的各县区或街道（乡镇）退管工作机构管理，接受档案综合管理部门和省、市退管工作机构的监督与指导。
第十一条 退休人员档案管理机构的职责：
（一）接收、鉴别、整理、保管档案；
（二）办理档案的查阅、借阅和转递手续；
（三）为有关部门提供社会化管理的企业退休人员情况；
（四）做好档案的安全、保密、保护工作；
（五）办理其它涉及档案的有关事项。
第十二条 退休人员档案由专人负责管理；管理人员应按规定参加岗前培训、考核，持证上岗。持证上岗的管理人员履历，应报市退管工作机构备案。
第十三条 管理人员的岗位职责：
（一）严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》等党和国家的有关档案管理的法规和制度，做好档案保管的安全、保密、保护工作。
（二）防止档案的损失，了解档案的损坏原因和规律，最大限度地消除各种损坏档案的不利因素和影响，把档案的自然损坏率降到最低。
（三）不定期对档案进行检查，发现问题及时向领导汇报，采取补救措施，确保档案的完整无损。
（四）做好档案统计，及时、准确地对收进、移出、利用等情况进行统计，每半年和年终进行档案的全面检查统计。
（五）延长档案寿命，改善档案的存放条件，提高档案的修复技术水平。
（六）管理人员调动时，要做好档案移交工作。交接时列出移交清册，逐卷核对，发现问题后须分清责任，逐级上报。
第四章 整理、移交和接收
第十四条 退休人员档案的整理应遵守下列规定：
（一）档案移交前，企业应对档案材料进行鉴别，按照《企业退休人员档案材料分类目录》（见附件1）进行分类整理、统一装订，编制《 市企业退休人员档案移交登记表》（以下简称《档案移交登记表》，见附件2）。
（二）装订成册的档案应完整、真实、文字清楚、手续齐备，标明材料形成日期，并按顺序编页。档案文字须是铅印、胶印、油印，或用蓝墨水、黑墨水或墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红墨水及复写纸书写。
（三）档案材料应以原件存档，除电传材料可用复印件存档外，其他不得用复印件存档。
（四）档案材料不全的，企业要出具证明，注明缺少材料的名称和原因。
第十五条 退休人员档案移交和接收应遵守下列规定：
（一）《档案移交登记表》和已装订成册的档案材料由企业派专人送达县区退管工作机构，不得由退休人员本人自带移交。
（二）各县区退管工作机构在接收档案时，应严格审查每份档案内容是否齐全，目录记载与档案材料内容是否一致，装订是否符合规定。在认真核对每份档案内容和卷数后，办理档案移交手续，企业和县区退管工作机构经办人必须在《档案移交登记表》上签字并加盖公章，企业和退管工作机构各执一份。
（三）对企业已经按照目录分类装订的档案，退管工作机构接收后无须重新分类装订；对档案材料散放在档案袋内的，退管工作机构应要求企业分类装订后再办理移交手续。
第十六条 社会申办退休人员，其档案由县区、街道（乡镇）管理的，由县区、街道（乡镇）办理档案移交，具体办法参照第十四、十五条。
社会申办退休人员档案由其他方式管理的，由本人按户口所在地向县区退管机构申请办理档案移交手续，经退管机构审核批准后，可自带档案移交，并应遵守下列规定：
（一）退休人员应自带有效身份证明、户口本、养老金发放证明和《退休证》，由本人亲自到退管机构办理档案移交手续。
（二）退管工作机构工作人员在审查和核对档案内容后，办理档案移交手续，社会申办退休人员和县区退管工作机构经办人应签订《社会申办退休人员档案交接书》（见附件3），退休人员和退管工作机构各执一份。
第五章 管理和保密
第十七条 退休人员档案统一运用计算机进行管理。
第十八条 建立严格的档案管理制度，严格依照制度开展各项管理工作。
第十九条 各县区退管工作机构在接收退休人员档案后，要通过退休人员社会化管理信息系统建立档案基本信息库，录入退休人员个人及其家庭的基本信息，生成档案编号，根据档案编号次序将档案归入库房，科学系统地排列和摆放档案。
第二十条 已实行社会化管理的企业退休人员出国不归、失踪或死亡者，在社会保险关系自然终止后，其档案材料继续由原退管工作机构的档案管理部门存放于专柜中集中保管。
第二十一条 严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
第二十二条 发现档案被盗、丢失或泄露，管理人员应立即向上级领导汇报，并积极采取补救措施，挽回、减少损失。
第六章 档案的利用
第二十三条 因工作需要查阅退休人员档案，须凭单位介绍信，经退管工作机构负责人批准后，填写查阅登记表，由管理人员取出档案后在阅档室查阅。
第二十四条 退休人员档案一般不准借出，特殊情况者经退管机构负责人批准，履行登记手续后方可借出，并限期归还。管理人员对借阅归还的档案要及时进行审查，如发现问题须立即追查并报告领导，积极采取措施减少损失。
第二十五条 经退管机构负责人批准抄录、复制、复印的材料，由管理人员核实无误后，加盖档案证明专用章和“经核实与原件相符”印章，可与原档案同效。
第二十六条 各县区退管工作机构应制定档案查阅、外借管理制度。查阅、外借档案必须严格遵守保密制度和有关规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分；触犯法律的，追究其法律责任。
第七章 档案的转递
第二十七条 退休人员档案跨县区转移的，由迁出地的县区退管工作机构开具《企业退休人员档案转移通知书》（见附件4），通过机要交通或派专人送达的方式转递至迁入地的县区退管工作机构。接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。
第八章 统 计
第二十八条 建立档案统计制度，及时、准确地对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况进行登记和统计。
第二十九条 建立档案收进、移出登记簿和全宗名册案卷目录登记簿。
第三十条 对档案的利用情况进行登记，及时填写阅档登记簿及档案利用效果登记簿。
第三十一条 按照规定和要求，及时、准确填报有关统计报表。
第三十二条 各项登记、统计必须实事求是，准确无误，填表人要签名盖章。
第九章 附则
第三十三条 本办法由广东省劳动和社会保障厅负责解释。
第三十四条 本办法自下发之日起执行。各市可结合实际情况制订实施办法或细则。
附件：
1．企业退休人员档案材料分类目录
2．企业退休人员档案移交登记表
3．社会申办退休人员档案交接书
4．企业退休人员档案转移通知书
附件下载：
来源：广东省人力资源和社会保障厅
发布：2006-02-27